Slik blir du kunde

Her er en kort oppsummering av hva kunde må gjøre under onboardingen:

• Innledende telefonsamtale (5-10 min)
• Oppstartsmøte hvor du svarer på ca 60 spørsmål om bedriften (ca 1 time)
• Signere et legitimeringsskjema elektronisk med BankID
• Signere oppdragsavtalen elektronisk med BankID
• Godkjenne regnskapsbyråets tilganger i Tripletex
• Etablere bruker til regnskapsansvarlig i alle relevante systemer/nettsider

Her er en kort oppsummering av hva vi gjør under onboardingen:

For å tilby trygge tjenester og følge kravene i hvitvaskingsloven, må vi gjennomføre kundetiltak for å bekrefte identiteten til alle kunder. Dette er lovpålagt for virksomheter som håndterer økonomiske transaksjoner, rådgivning eller andre tjenester med krav til kundekontroll.
Vi bruker Signant Kundetiltak – en sikker og digital løsning for identitetsverifisering. Hele prosessen gjennomføres på nett og tar bare noen få minutter.

Hva innebærer kundetiltak?
Kundetiltak betyr at vi må innhente og kontrollere informasjon om deg som kunde, blant annet:

Bekreftelse av identitet
Kontaktinformasjon
Formål med kundeforholdet
Relevante dokumenter (der loven krever det)

Dette bidrar til tryggere tjenester for begge parter og er samtidig et viktig samfunnsansvar for å hindre økonomisk kriminalitet.

Slik fungerer prosessen

1. Du mottar en sikker lenke fra oss
   Vi sender deg en personlig lenke via SMS eller e-post. Denne lenken går til Signant, vår godkjente og sikre leverandør av digitale kundetiltak.
2. Du legitimerer deg
   Du identifiserer deg med BankID (mobil, app eller kodebrikke). Slik sikrer vi at vi snakker med riktig person.
3. Du fyller inn nødvendige opplysninger
   Signant ber deg bekrefte grunnleggende informasjon og svare på noen spørsmål for å oppfylle kravene i hvitvaskingsloven. Disse spørsmålene kan variere avhengig av hva slags kundeforhold du har hos oss.
4. Du laster eventuelt opp dokumentasjon
   Hvis det kreves dokumentasjon (for eksempel ved juridiske personer, fullmakter eller informasjon om reelle rettighetshavere), kan dette enkelt lastes opp direkte i løsningen.
5. Vi behandler informasjonen
   Når du har fullført stegene, mottar vi informasjonen og gjennomfører den lovpålagte kontrollen.
6. Opprettelsen av kundeforholdet fullføres
   Når alt er verifisert, kan vi fullføre tjenesten eller kundeforholdet ditt – enkelt og trygt.

Når et kundeforhold avsluttes, avslutter vi all behandling av dine personopplysninger i tråd med personvernforordningen (GDPR), bokføringsloven og øvrige relevante regelverk. Vi har etablerte rutiner som sikrer at kundens data håndteres på en trygg, sporbar og lovmessig måte gjennom hele avslutningsprosessen.

1. Avslutning av tilgang og drift
Når kundeforholdet opphører:

• Tilganger for kundens brukere i våre systemer fjernes
• Våre interne brukere mister tilganger til kundens data i alle aktuelle systemer (Tripletex, Sticos Oversikt, Notion, Maestro Årsoppgjør, Superhuman e‑post og Dropbox)
• Eventuelle automatiske integrasjoner og synkroniseringer stoppes

Dette forhindrer enhver videre behandling av kundens data utover det som er lovpålagt.

2. Lagringsplikt før endelig sletting
Som regnskapsbyrå er vi underlagt plikt til å oppbevare enkelte typer informasjon i en gitt periode, spesielt etter bokføringsregelverket. Dette inkluderer blant annet regnskapsmateriale som må lagres i minimum fem år. Data som omfattes av lovpålagt oppbevaringsplikt slettes derfor først etter at lagringsplikten er oppfylt.

3. Sletting i systemene vi bruker

Tripletex
Når kundeforholdet avsluttes, avsluttes også vår tilgang til Tripletex. Eventuelle kundedata som ligger igjen slettes i tråd med Tripletex’ egne rutiner for databehandling, som følger GDPR og Visma‑konsernets personvernpraksis.

Sticos Oversikt
Ved avslutning av et kundeforhold slutter vi å behandle data i Sticos Oversikt. Sticos følger GDPR og sletter eller anonymiserer personopplysninger når det ikke lenger foreligger et behandlingsgrunnlag. Vi sørger for at våre brukere ikke har tilgang etter avslutning.

Notion
Vi fjerner all kunderelevant informasjon fra våre arbeidsområder i Notion. Notion lagrer data i USA eller EU avhengig av avtale, og sletting i vårt arbeidsområde medfører at data fjernes fra Notions datasentre i tråd med deres rutiner for sletting av kundedata.

Maestro Årsoppgjør
Vi sletter kundens datasett i Maestro Årsoppgjør når kundeforholdet opphører og lovpålagt oppbevaringsplikt er oppfylt. Maestro håndterer datalagring og sletting i sitt sky­miljø etter gjeldende regelverk.

Superhuman (e‑post)
All kommunikasjon knyttet til kunden slettes fra våre Superhuman‑innbokser og arkiver. Superhuman opererer med sterke sikkerhets- og personvernmekanismer (SOC 2, GDPR), og sletting i vår konto medfører at data fjernes eller anonymiseres i tråd med deres interne rutiner.

Dropbox
Vi sletter alle kundemapper og filer vi oppbevarer på vegne av kunden. Dropbox lagrer filer kryptert, og sletting hos oss gjør at data fjernes fra deres servere i henhold til Dropbox’ retningslinjer for sletting og dataslettingssykluser.

4. Dokumentert sletting
Når all data som ikke lenger har et behandlingsgrunnlag er slettet, fører vi en intern logg som dokumenterer:

• hvilke datasett som er slettet
• når sletting ble gjennomført
• hvem som utførte slettingen
• eventuelle data som fortsatt må lagres og på hvilket rettslig grunnlag

Dette gir full sporbarhet og er en del av våre internkontrollrutiner.

5. Bekreftelse til deg når opplysninger er slettet
Når sletting er fullført, kan vi på forespørsel gi en skriftlig bekreftelse på at:

• behandlingen er opphørt
• data er slettet eller anonymisert
• lovpålagt oppbevaring håndteres separat

Som regnskapsbyrå behandler vi personopplysninger på vegne av våre kunder. Vi bruker flere profesjonelle og sikre skytjenester som følger strenge krav til personvern, datasikkerhet og sporbarhet. Under finner du en oversikt over hvor data lagres, og hvilke mekanismer leverandørene benytter for å sikre disse.

Tripletex
Tripletex er en del av Visma‑konsernet og følger europeisk personvernlovgivning (GDPR). Som behandlingsansvarlig lagrer Tripletex personopplysninger i samsvar med Visma‑konsernets sikkerhetsarkitektur.

I Tripletex behandles blant annet kontaktopplysninger, identifikasjonsnumre og atferdsdata. For analyseformål benytter de Piwik Pro, hvor data lagres på Piwik sine servere, men Tripletex eier og kontrollerer dataene. IP-adresser anonymiseres før lagring ved å fjerne siste del av adressen.

Tripletex’ datasystemer og sikkerhetsbeslutninger for personvern styres sentralt på konsernnivå i Visma. Dette innebærer at data lagres og behandles i samsvar med GDPR og europeiske sikkerhetsstandarder.

Sticos Oversikt
Sticos Oversikt er et nettbasert styringsverktøy for regnskapsførere og økonomiavdelinger, og er utviklet for å sikre at oppgaver utføres etter gjeldende lover, herunder God Regnskapsføringsskikk (GRFS) og hvitvaskingsloven. Løsningen inneholder elektronisk arkiv, oppgavekontroll, digital dokumentasjon og automatisk avstemming.

Sticos behandler personopplysninger i tråd med GDPR. Deres personvernerklæring beskriver hvordan persondata samles inn, beskyttes, lagres, eksporteres og slettes. Sticos fremhever at all behandling skal være lovlig, rettferdig og gjennomsiktig, og at forespørsler om personvern håndteres konfidensielt. Selv om spesifikke datasenterlokasjoner ikke er publisert, beskriver de tydelige interne rutiner og kontrollmekanismer for sikker databehandling.

Som system tilbyr Sticos Oversikt også kundekontrollmodul (AML/KYC), og dermed støtter de behandling av sensitive kontrollopplysninger innenfor lovpålagte rammer.

Notion
Notion lagrer kundedata på Amazon Web Services (AWS). Som standard lagres data i USA. Kun virksomheter med Enterprise‑plan kan velge EU‑dataresidens (Frankfurt/Irland), og dette må aktiveres manuelt via Notions kundeteam. Uten aktivert EU‑lagring vil data alltid lagres i USA.

Maestro Årsoppgjør
Maestro Årsoppgjør Sky er en skybasert tjeneste hvor alle oppdateringer og lagring håndteres automatisk av leverandøren. Selv om Maestro ikke publiserer eksakte datasenterlokasjoner, er løsningen utviklet for å sikre sporbarhet, kvalitet, revisjonsspor og behandling i tråd med lover og forskrifter for regnskaps‑ og skatteinformasjon.

Superhuman (e‑post)
Superhuman følger strenge krav til sikkerhet og etterlevelse, inkludert SOC 2 Type 2 og GDPR. Deres Trust Center beskriver omfattende sikkerhetstiltak, kryptering, tilgangskontroll og datasikkerhet, men de oppgir ikke offentlig den konkrete fysiske lagringslokasjonen for data.

Tidligere brukte Superhuman sporing av lesetidspunkt og lokasjonsdata via e‑post‑piksler, men dette er fjernet, eksisterende lokasjonsdata er slettet, og lesebekreftelser er skrudd av som standard. Dette styrker personvernet, men påvirker ikke datalagringslokasjonen.

Dropbox
Dropbox lagrer filer kryptert på sikre datasentre. Standardlagring skjer i USA, men virksomheter på kvalifiserte bedriftslisenser kan få data lagret i EU, Storbritannia, Australia eller Japan. Dette krever riktig abonnementstype, antall brukerlisenser og at vilkårene for datamigrering er oppfylt.